Webinar: Qué es, cómo funciona y cómo realizar uno

Un webinar es una conferencia, taller, curso o presentación en línea que se transmite en vivo o bajo demanda a través de internet. Un webinar permite a los participantes interactuar con el presentador o los panelistas, ya sea por chat, audio o video.

Un webinar también puede incluir encuestas, cuestionarios, recursos descargables y otros elementos multimedia.

Para qué sirve un Webinar

Un webinar sirve para diversos fines, como:

• Educar o capacitar a una audiencia sobre un tema específico.
• Generar interés o leads para un producto o servicio.
• Demostrar el funcionamiento o los beneficios de una solución.
• Compartir experiencias, opiniones o consejos con otros expertos o profesionales.
• Fomentar la participación y el compromiso de una comunidad.

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Ventajas de realizar un webinar

Algunas de las ventajas de realizar un webinar son:

• Permite llegar a una audiencia amplia y diversa, sin limitaciones geográficas ni temporales.
• Reduce los costos y el tiempo de organización, transporte y alojamiento que implican los eventos presenciales.
• Facilita la medición del impacto y el retorno de la inversión, mediante el análisis de datos como el número de asistentes, el tiempo de permanencia, el nivel de satisfacción, etc.
• Aumenta la credibilidad y la autoridad del presentador o la marca, al mostrar su conocimiento y experiencia en el tema.
• Estimula la interacción y el feedback de los participantes, lo que permite conocer sus necesidades, dudas y opiniones.

Desventajas de un webinar

Algunas de las desventajas de realizar un webinar son:

• Requiere una buena conexión a internet y un equipo técnico adecuado, tanto para el presentador como para los asistentes.
• Puede generar distracciones o problemas de atención, debido a la falta de contacto visual o a la presencia de otros estímulos en el entorno.
• Puede dificultar el establecimiento de relaciones personales o profesionales más profundas, al limitar las oportunidades de networking o socialización.
• Puede presentar inconvenientes técnicos o logísticos, como fallas en el audio, el video, la plataforma o el acceso al webinar.

Características de un webinar

Algunas de las características que definen a un webinar son:

• Es un evento en línea que se realiza mediante una plataforma especializada que permite la transmisión en vivo o bajo demanda.
• Tiene una duración variable, según el tipo y el objetivo del webinar, pero generalmente no supera los 60 minutos.
• Tiene un formato dinámico y participativo, que combina la exposición del presentador con la intervención de los asistentes.
• Tiene un contenido relevante y de calidad, que aporta valor e información útil a la audiencia.
• Tiene una estrategia de promoción y difusión, que incluye la creación de una página de registro, el envío de correos electrónicos, el uso de redes sociales y otros canales.

¿Qué diferencia hay entre zoom y Webinar?

Zoom es una aplicación de videoconferencia que permite realizar reuniones virtuales con varias personas al mismo tiempo. Zoom también ofrece la opción de crear webinars, pero con algunas diferencias respecto a las reuniones normales. Algunas de estas diferencias son:

• En un webinar de Zoom, solo el presentador y los panelistas pueden compartir su audio y video. Los asistentes solo pueden ver y escuchar lo que se transmite.
• En un webinar de Zoom, los asistentes pueden interactuar con el presentador y los panelistas mediante el chat, las preguntas y respuestas o las encuestas. No pueden hablar ni verse entre ellos.
• En un webinar de Zoom, se requiere una licencia específica para crear y gestionar el evento. Los asistentes no necesitan tener una cuenta ni descargar la aplicación.

5 formatos de webinars que funcionan

Existen diferentes formatos de webinars que se pueden adaptar según el objetivo, el público y el tema del evento. Algunos de los formatos más populares y efectivos son:

• Panel de expertos: Consiste en reunir a varios especialistas en un tema para que compartan sus puntos de vista, experiencias y consejos. Este formato genera credibilidad, diversidad y debate.
• Entrevista: Consiste en hacer una serie de preguntas a un invitado que tiene un conocimiento o una trayectoria destacada en el tema. Este formato genera interés, curiosidad y aprendizaje.
• Instructivo: Consiste en enseñar a la audiencia cómo hacer algo paso a paso, ya sea una habilidad, una técnica o una herramienta. Este formato genera valor, utilidad y confianza.
• Demostración de producto: Consiste en mostrar el funcionamiento o los beneficios de un producto o servicio, ya sea mediante una presentación, un video o una prueba. Este formato genera atracción, deseo y conversión.
• Caso de estudio: Consiste en presentar un ejemplo real de cómo se ha resuelto un problema o se ha logrado un resultado con el uso de un producto, servicio o metodología. Este formato genera prueba, inspiración y acción.

5 Herramientas para hacer webinars

Para hacer un webinar se necesita contar con una herramienta o plataforma que permita la creación, la transmisión y la gestión del evento. Algunas de las herramientas más populares y recomendadas son:

• Zoom: Es una aplicación de videoconferencia que ofrece la opción de crear webinars con hasta 100 panelistas y 10.000 asistentes. Tiene funciones como chat, preguntas y respuestas, encuestas, registro, análisis, etc.
• WebinarJam: Es una plataforma especializada en webinars que permite crear eventos con hasta 6 presentadores y 5.000 asistentes. Tiene funciones como pantalla compartida, chat en vivo, ofertas, integraciones, etc.
• GoToWebinar: Es una plataforma líder en webinars que permite crear eventos con hasta 6 panelistas y 3.000 asistentes. Tiene funciones como grabación, automatización, seguimiento, personalización, etc.
• Demio: Es una plataforma simple y elegante para webinars que permite crear eventos con hasta 15 presentadores y 1.000 asistentes. Tiene funciones como interacción en tiempo real, reproducción HD, branding, etc.
• Livestorm: Es una plataforma moderna y versátil para webinars que permite crear eventos con hasta 6 presentadores y 1.000 asistentes. Tiene funciones como transmisión en vivo, landing pages, email marketing, etc.

¿Cómo crear un webinar exitoso?

Para crear un webinar exitoso se deben seguir una serie de pasos que aseguren la calidad y el impacto del evento. Algunos de estos pasos son:

• Definir el objetivo y el público del webinar: Se debe tener claro qué se quiere lograr con el webinar y a quién va dirigido.
• Elegir el tema y el formato del webinar: Se debe escoger un tema que sea relevante, interesante y útil para la audiencia y un formato que se adapte al contenido y al objetivo.
• Seleccionar el presentador o los panelistas del webinar: Se debe elegir a personas que tengan conocimiento, experiencia y carisma para transmitir el mensaje del webinar.
• Escoger la herramienta o plataforma para el webinar: Se debe elegir una herramienta que cumpla con los requisitos técnicos, funcionales y estéticos del webinar.
• Preparar el contenido y los materiales del webinar: Se debe elaborar un guion o una estructura del webinar, así como los recursos visuales, auditivos o descargables que se vayan a utilizar.
• Promocionar y difundir el webinar: Se debe diseñar una estrategia de marketing para atraer e inscribir a la audiencia al webinar, mediante canales como email, redes sociales, blog, etc.
• Realizar el webinar: Se debe ejecutar el webinar siguiendo el guion o la estructura establecida, cuidando la calidad del audio y el video, interactuando con los asistentes y resolviendo sus dudas.
• Evaluar y dar seguimiento al webinar: Se debe analizar el rendimiento y el resultado del webinar, mediante indicadores como la asistencia, la participación, la satisfacción, etc. Se debe enviar un correo electrónico de agradecimiento a los asistentes, con un enlace al webinar grabado, una encuesta de opinión y una oferta o llamada a la acción.

Preguntas Frecuentes

Aquí hay algunas preguntas frecuentes que pueden surgir sobre los webinars y sus respuestas.

Cuánto tiempo suele durar un webinar

No hay una regla fija sobre la duración de un webinar, pero se recomienda que no sea demasiado largo ni demasiado corto. Un tiempo promedio puede ser entre 30 y 60 minutos, dependiendo del tema, el formato y el objetivo del webinar.

Lo importante es mantener el interés y la atención de la audiencia durante todo el evento.

Cómo entro a un webinar

Para entrar a un webinar se necesita tener un enlace de acceso que se envía por correo electrónico al registrarse al evento. Al hacer clic en el enlace se abre una ventana del navegador o de la aplicación de la plataforma del webinar, donde se puede ver y escuchar el webinar.

Algunas plataformas pueden requerir descargar un software o una extensión para acceder al webinar.

¿Puedo hacer preguntas durante un webinar?

Sí, se puede hacer preguntas durante un webinar, siempre y cuando el presentador o la plataforma lo permitan. Normalmente, hay una sección de chat o de preguntas y respuestas donde se puede escribir las dudas o comentarios que se tengan sobre el tema.

El presentador o los panelistas pueden responder las preguntas en vivo o al final del webinar.

Cuál es el costo de los webinars

El costo de los webinars puede variar según el tipo, la calidad y la plataforma del evento. Algunos webinars son gratuitos y otros son de pago.

Los webinars gratuitos suelen tener fines educativos o informativos, mientras que los webinars de pago suelen tener fines comerciales o profesionales. El precio de los webinars de pago puede depender del valor del contenido, del número de asistentes, de la duración, etc.

Qué es un webinar on-demand

Un webinar on-demand es un webinar que se puede ver en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sin necesidad de estar presente en el momento de la transmisión en vivo. Un webinar on-demand se graba y se aloja en una plataforma que permite el acceso ilimitado al contenido.

Un webinar on-demand puede tener algunas ventajas como la flexibilidad, la comodidad y la repetición.

Escrito por Moises Hamui Abadi: Soy un emprendedor, socio fundador de Viceversa y SoyMacho. Tras estar al frente de varios negocios digitales y aconsejar a varios otros negocios; decidí formar MHA Consulting, una consultora de marketing digital dedicada a crecer y potencializar los negocios digitales en más de 7 países y generándoles más de 1,500 MDP.

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